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7大方法，打造高效沟通的律师团队
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文 | 谢娟 江苏天倪律师事务所
来源 | iCourt法秀
1. 从团队负责人的角度来讲，很多律师忙于接案办案，很难抽出时间真正放下身段倾听团队成员汇报工作，第一时间解决成员之间可能出现的专业难题和项目进程面临的风险挑战。
对于团队负责律师来说，创收永远是压在他们身上最大一座大山，毕竟团队效益全部指望带头人，业绩增长压力全部堆积在负责人身上，如果创收上不去，紧接着就面临的是团队成员的分崩离析，甚至团队解散。因此，团队负责人很难静下心来主动去找团队成员（尤其是律师助理）询问专业技能遇到哪些需要帮助提升的地方、最近项目遇到了什么难题需要他亲自解决等等。为什么律师助理总感觉团队BOSS时刻要的都是结果，而不看他们的工作过程？因为团队负责律师真的是疲于奔命、分身乏术。
但是，如果一个团队想要有效运转，团队负责人有意识地主动沟通，制定健全的汇报交流机制是必不可少的。除了重要紧急的需要立即处理的问题，建议日常就得建立定期汇报工作的例会，汇报内容可以包括项目进展、客户开发、工作总结等，由团队负责人亲自监督汇报沟通工作的开展，形成制度化管理机制，习惯成自然，才能有效推进团队各项工作有条不紊地进行，提高团队凝聚力，减少沟通成本。
2. 从律师助理的角度来讲，很多助理可能刚从学校毕业初入职场，或者有些助理已经踏入社会多年习惯了自由独立，但是进入律师团队成为律师助理以后都忽略了请示汇报的重要性。
“请示汇报”并非基于身份尊卑秩序的教化，而是因为律师的每个决定都与客户的利益息息相关，直接可能导致客户的法律风险，最终承担责任的是团队负责人而非助理，因此信息有效沟通传达也是团队负责律师知情权的合理诉求。
但遗憾的是很多律师助理都会忽视沟通汇报的价值，甚至误解团队负责律师汇报要求是出于职位的打压或强势的地位。实际上换位思考，如果你作为团队负责人，面对客户步步紧逼的催促、法官或检察官随时随地的电话询问，如果你不知道团队成员的工作内容和案件项目的工作进展，你该如何向客户和办案机关交代？
如果你的助理越过你直接与客户沟通，助理沟通的内容是否有差错、是否会对团队造成职业风险，作为团队负责人你无法把控却要最终承担责任，你是否会觉得委屈？作为客户，面对团队内部说法不一的混乱局面，客户是否会质疑团队的专业度？而且有些客户是非常在乎沟通对象的层级，体现了律师对客户的重视程度，所以跟谁沟通、向谁汇报，都需要律师助理在沟通之前多去思考，切莫越级汇报沟通，导致出力不讨的尴尬局面出现。
1. 首先，必须明确的是团队成员并非需要事无巨细的汇报。
团队负责人时间有限，团队成员需要传递给他的信息一定是经过独立思考和实践后已经有结论的答案。团队成员可以就某个问题的解决办法给出不同处理选项，让团队负责律师去拍板，做出最终决定，而不是把问题的事实全部抛给领导，坐等答案，最后因为团队负责人无暇顾及导致工作进程严重滞后。这样的沟通是无效的，不利于客户利益，也无益于团队工作效率。
举例来说，团队接到一个新类型案件，团队负责人要求助理出诉讼策略方案，那么助理第一时间应当尽可能全面地进行类案检索，然后将该案件可能涉及的争议焦点及裁判要旨制作检索报告，并初步制作该案件诉讼策略报告，呈递给团队负责人，由他负责筛选案件有效信息并做出最终诉讼策略的判断，及时汇报给客户。
总之，律师助理需要解决的是与自己职务和能力相匹配的细节工作，需要汇报的是呈现出自己工作内容的有备选项的方案，及时提示团队负责人相关工作风险及解决措施，然后等待团队负责人作出决定后的下一步工作推进。
2. 其次，向谁汇报也是除了上文提到的汇报内容之外，团队成员必须学习的沟通课题。
总的原则是对直接上级领导汇报，职场中一贯都是忌讳越级汇报的，除非真的遇到重要且紧急的难题必须最终负责人拍板的。其他情况下，团队各成员还是需要严格遵守团队内部管理流程，避免没有必要的人际矛盾。
如果身处扁平化管理的团队，或者直接上级就是团队负责人，那么更有利于团队成员及时与团队负责律师就项目进程、案件风险、专业技能等内容进行汇报沟通，提高沟通效率。
3. 何时汇报也是团队成员必须关心的问题。
前文提到团队负责律师最主要的任务就是创收，因此其大量的工作时间会用于参加会议、会见客户等外出事务，无暇顾及手机短信和微信内容是常态，客观上可能会影响到信息传递的直接有效性。
建议团队内部提前建立汇报沟通机制，对于汇报时间、沟通方式等提前约定，如遇临时紧急事项，可采用律师助理先微信确认是否方便对话，再拨打团队负责律师电话的方式及时沟通。非紧急情况，建议律师助理可于每日下班时间以文字的形式汇总当天工作内容，发送给上一级团队领导，等待审核批阅。
如果团队本身管理层级清晰，任务分配明确，责任负责到位，那么行之有效的沟通方法就是层层汇报，及时沟通。每个人在自己权限范围内负责相关法律事务的处理，承担相应的工作职责，由团队负责人最终判断选择并向客户及办案机关反馈沟通。
这样的沟通方式好处在于团队内部职责清晰，每个成员执业风险较小；坏处就在于汇报层级繁复导致效率低下，团队发展完全依赖于负责人的最终决定，团队负责人责任重大。同时，规模越大、层级越多的团队，就更有可能出现团队内部成员互相推诿，无人担责的尴尬局面，最终影响团队任务的完成，工作无法及时开展。
如果是初创团队，团队规模尚且达不到层级汇报的模式，或者是扁平化管理的团队，管理层级的减少，有助于提升沟通效率，便于团队成员发现问题及时反馈给团队负责律师，从而减少沟通成本。
但此种模式对于团队成员的综合素质要求较高，法律风险发生时，团队成员需要有足够的敏锐度，第一时间做出判断并及时给出团队负责律师对应的解决办法供其选择。
同时，因为缺少沟通层级的任务分担，就可能导致团队负责人需要花费大量的时间用于收集汇总团队成员提供的汇报信息，才能做出对应策略，甚至有时候团队负责人还要亲自发现问题、梳理问题再指导团队成员解决问题，耗时耗力，也会导致效率的降低。
综上所述，笔者建议如下沟通方法供团队参考：
1. 创立工作例会制度。例会的形式可以根据团队人员情况采用线上或线下的形式，但例会的主旨就在于每周确定一日集中汇报近期团队工作开展情况以及各自工作内容及挑战，及时发现问题，有效解决问题。
2. 确定汇报沟通时间。团队内部根据成员间工作习惯确定汇报沟通的时间，主要由团队负责人专门留出一个完整时间用于接收团队成员各自汇报的信息，并及时就相关情况与成员进行沟通确认，做出下一步工作指示并落实到人。时间可以选择早上开始正式工作之前，也可以选择晚上下班之前的一段时间，总之一定要是完整的一整段时间用于解决处理团队日常工作，持之以恒形成惯例，则就能很好的带动团队工作节奏，有利于提高团队沟通效率。
3. 善用团队沟通工具。比如说笔者团队正在使用的 Alpha 等法律科技类软件，都拥有强大的工作日志记录功能。不论是诉讼或非诉业务都可以记录汇总项目信息，团队成员负责及时登记汇报，团队领导负责定时查阅审核，团队内部一定要建立日清日结的工作习惯，上下推导沟通工作的进行，才能行之有效地真正做到信息畅通无阻、及时传导。
当然，如果暂时不愿购买以上法律科技软件，最起码的要有工作日志记录的习惯，团队成员及时向负责律师发送工作内容提交审核，负责律师收到以后也要及时反馈，才能推进工作任务的顺利完成。
4. 设立法律服务工作群，及时反馈信息。具体到诉讼办案或非诉业务，建议团队建立每个项目的工作群，可以节省与客户的私下交流时间，统一在工作群中收发文书、指导进程，既显得团队服务标准化、流程化，也能够及时留存工作成果，便于统计工作量，记录工作内容，有助于律师团队与客户之间的高效沟通，也方便团队负责人及时跟进业务进程，有效减少了团队内部单独汇报指示的时间。
当然，律师助理需要注意的是在工作群发布信息一定事先交由上级领导审核，经负责人批准后方能发布，并且就可能存在风险的事实定论等统一交由团队负责人确认发布，由团队负责人主要负责与客户讨论确定方案，律师助理负责事务性工作即可，这样也能凸显团队负责人的权威地位，符合律师团队的专业形象。
5. 加强法律专业技能培训学习。律师是终身学习的职业，专业技能应当是律师服务好客户的根本保障。但是笔者认为，律师专业知识和职业技能的提升不应当成为日常工作交流的主题，而应当作为团队标准化、流程化服务的基础培训内容。团队负责人无暇随时随地抽空教授律师助理如何提高专业技能，而应当以团队成员自学为主，团队负责人带教为辅，定期集中培训业务技能。
对于律师团队来说，团队负责人应当倡导坚持专业精进的学习型氛围，每个团队成员都负责各自法律专业理论知识和职业技能的提升，然后定期举办复杂案件、疑难问题的团队内训，集中讨论交流如何提升专业服务能力，培训谈案、收费、办案等律师执业技巧，从而提升客户满意度，提高团队整体服务质量。
6. 定期组织非工作场合的恳谈交流活动。近期笔者向不少运营模式比较成熟的团队负责律师请教，普遍的反映是现在的 95 后团队成员很难带。所谓的“难”主要在于律师团队年龄层次的参差不齐，导致认知差异的普遍存在。年轻一代的团队成员除了丰厚的物质报酬以外，更注重个性化发展，团队能否满足个体成长需求，成为律师助理等团队成员选择团队的首要因素。
因此，作为团队负责人而言，能够在百忙之中抽出时间，选择放松舒适的环境，放下身段与团队成员真诚沟通交流，对于加深团队成员之间的感情非常有意义。团队负责人要摒弃长此以往一味说教的习惯，而要定期组织非工作场合进行的旅游、团建、聚餐、掼蛋等活动，有意识地主动倾听团队成员的心声，与他们拉近距离。这已成为团队负责律师的必修课之一，有助于提升沟通效率。
7. 建立轻松开明的沟通氛围。很多时候团队成员之间不愿沟通的根源在于害怕汇报工作以后被负责人不分青红皂白的一顿狂批；或者团队负责人缺乏耐心，根本不给团队成员汇报沟通的时间，出了问题以后不明事项的指责谩骂。这种氛围怎么可能有助于团队内部沟通？只会导致团队内耗，人为制造团队成员之间的隔阂与矛盾，最终加速团队解体。
因此，不论是团队负责人抑或团队成员，保持为了团队良好发展的初心，真诚待人，及时化解矛盾，建立轻松开明的沟通氛围，才能有效促进团队各项工作的有序开展。
受篇幅限制，本文仅能就律师团队沟通的重要性与方法做出浅显分析，希望未来能有更多机会与其他团队负责律师就团队建设进行更深入的探讨学习，也欢迎律师助理就律师成长困惑与笔者进行沟通交流。
作者简介：
谢娟律师，中国民主促进会会员，法律硕士，人力资源管理师，经济师 （人力资源专业）。 现为江苏天倪律师事务所律师、聚星劳动法团队主任、点睛网点读平台 专栏作者、新浪微博知名法律博主、今日头条优质原创作者，擅长企业内部 治理及法律风险防控、企业人力资源事务及劳动争议解决，为企业及个人提 供专业高效的法律风险防控服务。
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